Dilihat dari pihak yang membuat keputusan dapat dibedakan antara keputusan yang dibuat perorangan dan keputusan yang dibuat oleh kelompok. Perbedaan ini merupakan sesuatu yang cukup penting dan masing-masing memiliki implikasi yang berbeda. Meskipun demikian lingkup dari keputusan ini termasuk dalam keputusan organisasi karena keputusan yang dibuat tersebut berkaitan dengan tindakan atau kegiatan yang diarahkan pada suatu upaya penyelesaian yang dihadapi oleh organisasi.
Seseorang yang berada dalam suatu organisasi dalam aktifitasnya akan berada dalam beberapa kemungkinan situasi. Salah satu diantaranya adalah suatu situasi dimana ia bekerja atau melakukan aktifitasnya sendirian, yang terlepas dari orang-orang lain dalam organisasi tersebut. Dalam situasi yang demikian ia harus dapat menghadapi sendiri masalah, mencari informasi yang berkaitan dengan masalah itu, menilai berbagai alternatif-alternatif yang ada dan pada akhirnya menentukan salah satu alternatif.
Dalam situasi yang demikian, terdapat dua faktor yang amat menentukan, yaitu :
(1) proses kognitif sebagai hasil dari kemampuan manusiawinya dan keterbatasan dalam mengolah informasi yang diperolehnya dan
(2) perbedaan-perbedaan pada tingkat individu masing-masing.
Orang pada dasarnya memiliki keterbatasan dalam mengelola informasi yang didapatkannya, dan juga kadang-kadang terjadi bias dalam memahami informasi. Persepsi manusia seringkali cenderung melihat sesuatu itu dibutuhkan, serba mudah dan menyenangkan sehingga mekanisme internal ini menyebabkan terabaikannya situasi lingkungan yang pada kenyataannya tidak selalu teratur dan tertib. Semuanya seolah-ah semuanya serba baik.
Mekanisme yang demikian juga terjadi pada saat orang harus mengolah informasi. Perbedaan pada tingkat individual antara lain nampak dari kematangan masing-masing orang dan keberanian mengambil resiko yang berbeda antara satu orang dengan lainnya. Orang yang berani mengambil resiko cenderung berani mengambil keputusan yang mengandung resiko dari pada orang yang melihat resiko sebagai sesuatu yang tidak menyenangkan.
Kematangan seseorang sangat menentukan dalam melihat informasi, mengolahnya dengan cepat, cermat dan tepat. Ini tentu saja berbeda antara satu orang dengan orang lainnya. Dua faktor ini menunjukkan bahwa setiap orang pada dasarnya memiliki bias dasar yang berpengaruh terhadap keputusan yang diambilnya.
Dalam kaitannya dengan pengambilan keputusan yang dibuat seseorang, dua konsep dasar yang sangat penting dan besar peranannya dalam pengambilan keputusan adalah kepercayaan (Belief) dan nilai (Value). Setiap informasi yang diperoleh berkaitan dengan pengambilan keputusan pada dasarnya selalu dinilai melalui dua tolok ukur, yaitu “apakah informasi ini benar?” dan “apakah informasi ini cukup penting?”.
Kebenaran dari suatu informasi secara tipikal adalah memiliki dua kemungkinan, yaitu benar atau tidak benar. Ini berarti seseorang dapat memiliki cukup atau tidak cukup bukti mengenai kebenaran suatu informasi. Perkiraan mengenai kebenaran suatu informasi ini berkaitan dengan kepercayaan. Tetapi terhadap keseluruhan informasi, dimana beberapa diantara informasi itu memiliki relevansi sedangkan yang lain tidak memiliki relevansi, maka hal ini berkaitan dengan nilai. Jadi kepercayaan dan nilai merupakan komponen utama dalam pengambilan keputusan yang dibuat oleh seseorang, terutama dalam memilih dan menilai informasi sebagai alternatif dalam pengambilan keputusan yang dibuat.
Kombinasi dari dua faktor tersebut memiliki arti yang penting. Pengambil keputusan senantiasa berada pada posisi dimana beberapa informasi memiliki tingkat kepastian kebenaran yang tinggi sedangkan beberapa informasi lainnya tidak. Jadi tingkat kepercayaan pada tiap-tiap informasi sangat bervariasi.
Dalam hal ini sangat berkaitan dengan teori probabilitas, yaitu jika semua informasi memiliki tingkat kemungkinan untuk benar sebesar 1.00 maka keputusan yang diambil didalam situasi itu adalah pasti atau penuh kepastian. Sebaliknya, jika informasi memiliki tingkat kemungkinan untuk benar sbebasr kurang dari 1.00 maka keputusan yang diambil berada dalam kondisi yang mengandung resiko atau dalam kondisi yang penuh ketidak-pastian.
Pada kenyatannya keputusan-keputusan berada dalam kondisi ketidak-pastian atau mengandung resiko ini. Pada sisi yang lain, informasi yang ada memiliki perbedaan dalam hal tingkat kepentingannya. Suatu informasi lebih penting dari informasi lainnya, sehingga informasi yang lebih penting itu lebih bernilai dari pada lainnya.
Dengan demikian, kedua faktor ini sangat besar artinya dalam melakukan penilaian dan penentuan pilihan akhir dari berbagai alternatif dalam pengambilan keputusan. Dalam hal ini berbagai model telah dikembangkan oleh para ahli administrasi maupun manajemen untuk mengkaji bagaimana kemungkinan kombinasi dari faktor-faktor tersebut sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Meskipun demikian tetap harus disadari bahwa manusia tetap memiliki keterbatasan, baik dalam ketelitian, kecermatan dan mudah membuat kesalahan dan kealpaan. serta kecenderungan untuk memilih yang mudah, memberi rasa aman dan kepuasan dari pada memilih yang memberikan hasil maksimal namun penuh resiko. Pendek kata, keterbatasan manusia seringkali menciptakan kesalahankesalahan.
Oleh sebab itu, seringkali orang membuat keputusan cenderung menggunakan prosedur yang terrencana, sistematis dan jangka panjang untuk menghindari kemungkinan kesalahan akibat dari keterbatasan yang dimilikinya. Demikian juga orang cenderung untuk tidak bertahan pada suatu model pengambilan keputusan, tetapi memilih suatu model pengambilan keputusan dengan mempertimbangkan karakteristik individual, lingkungan dan masalah yang harus dipecahkan itu sendiri.
Pada sisi yang lain terdapat keputusan yang dibuat oleh kelompok. Keputusan yang dibuat oleh kelompok pada dasarnya lebih rumit dibandingkan dengan keputusan yang dibuat secara perorangan. Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh kelompok seringkali dinilai terlalu bertele-tele, membuat orang frustasi dan pemborosan.
Bahkan ada yang menyatakan bahwa kemungkinan tercapainya suatu keputusan makin bertambah sukar sejalan dengan makin banyaknya pihak yang terlibat dalam pengambilan keputusan itu. Meskipun demikian, dalam setiap organisasi pengambilan keputusan yang dilakukan oleh kelompok memiliki pula beberapa keuntungan-keuntungan tertentu.
Walaupun terdapat perbedaan tertentu, pengambilan keputusan yang dilakukan oleh kelompok memiliki dasar yang sama dengan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh perorangan. Dasar untuk pembauatn keputusan yang dilakukan oleh kelompok juga menekankan pada konsep kepercayaan (belief) dan nilai (value).
Meskipun demikian, kombinasinya menjadi makin rumit karena bukan saja harus mengkombinasikan antara kepercayaan (belief) dan nilai (value) tetapi harus pula mengkombinasikan lebih banyak orang yang masing-masing memiliki perbedaan-perbedaan dalam hal kepercayaan (belief) dan nilai (value) tersebut.
Oleh sebab itu, meskipun dari segi tahapan proses pengambilan keputusannya relatif sama dengan tahapan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh perseorangan, tetapi pada beberapa bagian dari tahapan itu jauh lebih rumit terjadi dalam proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh kelompok.
Individu berkembang di dalam kelompok, sedangkan kontribusi setiap individu terhadap kelompok tidaklah sama rata dan kelompok seringkali membuat keputusan-keputusan yang penuh resiko yang harus dihadapi oleh individu. Kondisi yang demikian menjadi faktor-faktor yang sangat menentukan bagaimana kepercayaan (belief) dan nilai (value) mempengaruhi setiap individu dalam pengambilan keputusan secara kelompok.
Dalam hubungannya dengan pengambilan keputusan. secara umum kelompok memiliki beberapa keuntungan maupun kekurangan.
Keuntungan dari kelompok adalah:
(a) kelompok dapat menghasilkan secara akumulatif lebih banyak pengetahuan dan fakta-fakta yang diperlukan.
(b) kelompok memungkinkan bertambah lebarnya cara pandang dan pertimbangan-pertimbangan mengenai pendekatan dan alternatif-alternatif bagi pemecahan suatu permasalahan.
(c) setiap individu yang berpartisipasi di dalam proses pengambilan keputusan akan merasa lebih terpenuhi harapan-harapan dan kepuasannya dengan adanya keputusan yang ia ikut mengambil bagian dalam pembuatannya dan pada gilirannya akan ikut mendukung pelaksanaan keputusan yang ia ikut membuatnya.
(d) Proses pembuatan keputusan oleh kelompok dapat berperan sebagai alat komunikasi yang penting.
Keterbatasan atau kekurangan yang dimiliki oleh kelompok adalah sebagai berikut:
(a) Kelompok memiliki kecenderungan untuk bekerja lebih lamban. Kelompok pada umumnya memerlukan wakttu yang lebih lama untuk mendapatkan kesepakatan dan menghasilkan suatu keputusan serta berbagai konsekuensi lainnya, antara lain memerlukan lebih banyak biaya.
(b) Usaha-usaha yang dilakukan oleh kelompok seringkali merupakan hasil dari suatu kesepakatan atau kompromi dari berbagai pendapat yang ada sehingga ditinjau dari sudut pandang kefektifitasannya, seringkali tidak selalu merupakan keputusan yang memberikan hasil yang optimal.
(c) Kelompok dapat dan seringkali didominasi atau dipengaruhi oleh seseorang
atau sekelompok orang yang memiliki kemampuan mempengaruhi atau mendominasi terhadap orang lain dalam kelompok. Individu tertentu karena kelebihannya dapat memiliki pengaruh dan mengarahkan indivdu lain dalam kelompok. Hal yang sama dapat pula dilakukan oleh sekelompok individu, misalnya dalam kelompok informal seperti klik kecil yang beroperasi dalam kelompok tersebut dan sangat berpengaruh terhadap individu lain anggota kelompok tersebut.
(d) Ketergamtungan yang besar terhadap keputusan yang dibuat oleh kelompok dapat membatasi dan menghambat terwujudnya tindakan yang cepat dan meyakinkan jika pada suatu saat hal itu diperlukan.
Dengan melihat adanya kelebihan dan kekurangan dari kelompok tersebut, yang diperlukan selanjutnya adalah bagaimana kelebihan itu dapat dimanfaatkan secara makismal, sebaliknya kekuranannya dapat ditekan sekecil atau seminimal mungkin. Konsep dasar yang penting dalam hubungannya dengan hal tersebut dan pengambilan keputusan yang dibuat oleh kelompok adalah masalah partisipasi individu dalam proses tersebut.
Satu hal yang sudah dipahami secara umum adalah bahwa partisipasi memiliki dimensi yang banyak. Partisipasi dapat terjadi secara sukarela, tetapi dapat saja partisipasi tidak secara sukarela, tetapi diarahkan atau merupakan pelaksanaan mandat yang resmi atau sah diberikan.Tidak jarang pula karena partisipasi itu diarahkan dan disertai dengan tekanan tertentu, maka yang muncul bukanlah partisipasi yang sukarela tetapi mobilisasi.
Partisipasi dapat pula secara langsung dan tidak secara langsung. Dalam beberapa hal, sistem atau cara perwakilan dipergunakan, tetapi pada beberapa hal yang lain partisipasi langsung yang dipergunakan. Banyak organisasi atau lembaga/badan yang berwenang mengambil keputusan tersusun dari perwakilan- perwakilan kelompok yang ada dalam masyarakat. Secara umum, dalam lembaga atau organisasi yang ditetapkan secara formal, maka bentuk partisipasinyapun lebih banyak secara tidak langsung dan bersifat formal.
Selain itu, sangat dipahami bahwa partisipasi itu sangat bervariasi dalam hal tingkat, esensi dan ruang lingkupnya. Partisipasi dapat saja hanya pada tingkat yang terbatas atau tingkat yang rendah, tetapi dapat pula pada tingkat yang luas atau tinggi. Esensi dari partisipasi dapat pada satu atau sedikit hal saja, tetapi dapat pula pada banyak atau semua hal.
Dalam kaitannya dengan pengambilan keputusan yang dibuat oleh kelompok, partisipasi dari individu anggota kelompok ini dapat saja hanya pada beberapa tahap dengan tingkat yang rendah, tetapi dapat pula pada semua tahapan dengan tingkat yang tinggi. Semua ini menggambarkan bahwa partisipasi merupakan sesuatu yang kompleks, sangat berbeda dengan apa yang dibayangkan orang selama ini.
Meskipun partisipasi merupakan konsep yang penting dalam memahami keterlibatan anggota kelompok dalam pengambilan keputusan, tetapi terdapat kondisi-kondisi tertentu yang menciptakan keterbatasan atau bahkan tidak memberikan kemungkinan terjadinya partisipasi.
Sebagai misalnya, pada umumnya para pimpinan organisasi memiliki perasaan mengetahui dengan sangat baik apa yang harus dilakukan dan mereka juga merasa memiliki wewenang dan hak untuk untuk menghasilkan keputusan organisasi sepenuhnya. Situasi yang demikian akan sangat membatasi partisipasi anggota organisasi dalam pengambilan keputusan.
Terlepas dari adanya kondisi yang demikian, partisipasi harus diakui akan sangat membantu, terutama dalam mendapatkan lebih banyak informasi, menciptakan situasi dimana orang yang ikut serta dalam pembuatan keputusan akan lebih memahami apa yang seharusnya dilakukan sehingga akan memudahkan pelaksanaan dari keputusan yang dibuat tersebut.
Efek positip lain dari partisipasi adalah mengurangi resistensi terhadap perubahan, meningkatan kepercayaan, meningkatkan rasa saling mengawasi diantara anggota, meningkatkan perhatian terhadap keputusan yang dibuat. Ini menunjukkan secara jelas bahwa partisipasi memiliki kaitan dengan komponen informasi dan komponen motivasi.