Lompat ke konten
Home » Ekonomi » Cara menggunakan teknik estimasi proyek dalam manajemen proyek

Cara menggunakan teknik estimasi proyek dalam manajemen proyek

  • oleh

Teknik estimasi manajemen proyek adalah bagian penting dari proses perencanaan. Jadi, bagaimana dan kapan Anda harus menerapkan teknik penting ini?

Kapan perkiraan harus dilakukan?

Dalam proyek Waterfall tradisional, fase perencanaan datang tepat setelah inisiasi proyek. Selama tahap ini, perkiraan akan dibuat dan didokumentasikan untuk enam aspek proyek yang telah kita bahas di atas. Perkiraan juga dapat disesuaikan di seluruh proyek saat informasi baru terungkap. Misalnya, saat risiko baru diidentifikasi, perkiraan risiko proyek Anda perlu diperbarui.

Proyek tangkas mengambil pendekatan perencanaan yang lebih berulang. Sebagian besar kerangka kerja Agile membagi proyek menjadi iterasi atau sprint. Dalam hal ini, perkiraan akan dilakukan pada awalnya, saat membuat backlog proyek secara keseluruhan (daftar fitur dan persyaratan) dan kemudian lagi selama setiap sprint.

Estimasi dapat terjadi selama sprint retrospective, karena Anda memperbarui backlog berdasarkan hasil sprint. Itu juga bisa terjadi selama sesi perencanaan sprint untuk setiap sprint baru.

Siapa yang memperkirakan proyek?

Tim proyek umumnya bertanggung jawab untuk memperkirakan proyek. Manajer proyek dapat memiliki database atau dokumen di mana perkiraan dicatat. Itu tugas mereka untuk memastikan perkiraan selesai.

Namun, terserah kepada seluruh tim dan pakar materi pelajaran mana pun untuk membantu membuat dan menyempurnakan perkiraan. Semakin banyak orang yang Anda libatkan, semakin besar kemungkinan Anda dapat membuat perkiraan yang realistis.

Teknik estimasi proyek

Berikut adalah beberapa metode estimasi umum yang bisa Anda lakukan dalam manajemen proyek:

1. Perkiraan top-down

Teknik estimasi top-down menetapkan waktu keseluruhan untuk proyek dan kemudian memecahnya menjadi fase, pekerjaan, dan tugas terpisah — biasanya berdasarkan struktur rincian kerja (WBS) proyek Anda.

Jika klien memberi tahu Anda bahwa proyek harus diselesaikan dalam waktu enam bulan, pendekatan top-down memungkinkan Anda mengambil garis waktu keseluruhan dan memperkirakan berapa banyak waktu yang dapat Anda ambil untuk setiap aktivitas dalam proyek dan tetap menyelesaikannya tepat waktu.

2. Estimasi bottom-up

Estimasi bottom-up adalah kebalikan dari top-down. Dengan menggunakan teknik estimasi ini, Anda mulai dengan memperkirakan setiap tugas individu atau aspek proyek. Kemudian Anda menggabungkan semua perkiraan terpisah tersebut untuk membangun perkiraan proyek secara keseluruhan.

Karena setiap aktivitas dinilai secara individual, perkiraan jenis ini cenderung lebih akurat daripada pendekatan top-down. Tapi itu juga membutuhkan lebih banyak waktu.

3. Penilaian ahli

Expert judgement adalah salah satu teknik estimasi yang paling populer, karena cenderung cepat dan mudah. Teknik ini melibatkan mengandalkan pengalaman dan firasat para ahli untuk memperkirakan proyek.

Ini paling berguna saat Anda merencanakan proyek standar yang serupa dengan yang telah diselesaikan tim Anda sebelumnya. Penilaian ahli dapat digunakan untuk membuat estimasi top-down atau bottom-up.

4. Estimasi komparatif atau analog

Estimasi komparatif menggunakan data proyek masa lalu yang dikombinasikan dengan pendekatan top-down untuk memperkirakan durasi proyek. Jika waktu penyelesaian rata-rata proyek serupa adalah delapan bulan, Anda akan menganggap proyek saat ini akan memakan waktu delapan bulan. Kemudian Anda dapat membagi delapan bulan tersebut ke dalam tugas dan aktivitas untuk mendapatkan perkiraan pekerjaan tingkat yang lebih rendah.

5. Pendugaan model parametrik

Pemodelan parametrik juga menggunakan data proyek sebelumnya, tetapi mencoba menyesuaikan data untuk mencerminkan perbedaan setiap proyek. Teknik ini mengambil detail dari proyek-proyek masa lalu dan pro-rate untuk memperkirakan proyek saat ini.

Bayangkan perusahaan Anda membangun rumah. Pemodelan parametrik dapat mengambil biaya semua proyek konstruksi masa lalu dibagi dengan luas persegi masing-masing proyek untuk menghasilkan biaya proyek rata-rata per kaki persegi rumah. Kemudian, Anda akan mengalikan angka itu dengan luas persegi yang direncanakan dari rumah saat ini untuk membuat anggaran proyek Anda secara keseluruhan.

6. Estimasi tiga poin

Estimasi tiga titik adalah teknik yang terkadang digunakan untuk membuat estimasi dari bawah ke atas. Daripada mengasumsikan satu durasi untuk suatu tugas, Anda dapat menetapkan tiga: optimis, pesimis, dan kemungkinan besar. Ketiga angka ini dirata-ratakan untuk membuat perkiraan Anda yang sebenarnya.

Metode PERT (Program Evaluation and Review Technique) menggunakan estimasi tiga poin, tetapi membutuhkan rata-rata tertimbang dari tiga poin, dengan tebakan ‘paling mungkin’ membawa bobot lebih.

Alat estimasi proyek yang harus dimiliki

Dalam membuat estimasi proyek ada beberapa hal penting untuk membuat perkiraan proyek yang akurat dan realistis diantaranya adalah :

1. Data proyek yang solid

Semakin banyak data yang Anda miliki tentang kinerja proyek sebelumnya, semakin mudah untuk membuat perkiraan proyek saat ini. Kecuali jika Anda membuat asumsi proyek tingkat tinggi atau perkiraan umum, Anda memerlukan alat untuk melacak dan menyusun semua aspek terpisah dari proyek Anda.

2. Alat estimasi proyek

Alat estimasi proyek dapat secara otomatis membuat estimasi bottom-up. Ini dapat melacak perkiraan terhadap aktual dan membantu Anda mencatat perubahan, kesalahan, dan pelajaran yang dipetik untuk meningkatkan perkiraan masa depan. Hal ini juga membuat pembaruan perkiraan dan membaginya dengan pemangku kepentingan menjadi jauh lebih efisien.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan.