Pengambilan keputusan merupakan sebuah proses intelektual yang bersifat dasar bagi perilaku manusia dan dalam kaitannya dengan organisasi dapat dikatakan bahwa setiap orang di dalam setiap organisasi merupakan seorang pengambil keputusan (decision maker), sudah barang tentu dengan derajat dan arti yang berbeda-beda.
Pengambilan keputusan di dalam organisasi memiliki arti yang sangat penting dan sentral untuk mewujudkan efektifitas organisasi. Pengambilan keputusan dalam organisasi bahkan sering dikatakan sebagai “jantung” dari setiap tindakan administrasi.
Pengambilan keputusan di dalam organisasi juga menunjuk pada suatu proses untuk memilih dari alternatif-alternatif yang ada. Hal yang membedakannya dengan pengambilan keputusan lainnya terletak pada tindakan untuk memilih alternatif tersebut dalam kaitannya dengan organisasi.
Dengan kata lain, tindakan-tindakan memilih alternatif-alternatif tersebut dilihat dalam kaitannya dengan pencapaian tujuan organisasi. Jadi pengambilan keputusan dalam organisasi menunjuk pada proses untuk memilih tindakantindakan yang ditujukan untuk memecahkan masalah yang dihadapi oleh organisasi.
Mengenai pengambilan keputusan di dalam organisasi, terdapat perbedaan pandangan dikalangan para ahli manajemen, administrasi maupun sosiologi. Di satu sisi terdapat pandangan yang melihat pengambilan keputusan tahapan penting karena harus memilih apa yang harus dilakukan, siapa yang melakukan, kapan dilakukan, dimana dilakukan dan sebagainya.
Akan tetapi ada pula pendapat lain yang melihat pengambilan keputusan hanyalah satu langkah dalam perencanaan, sehingga pengambilan keputusan bukanlah sesuatu yang teramat penting dibandingkan dengan proses perencanaan itu sendiri.
Namun jika diperhatikan lebih mendalam, inti dari perencanaan itu pada dasarnya adalah proses pengambilan keputusan. Dalam pandangan yang demikian, pengambilan keputusan meliputi membuat pernyataan permasalahan, melakukan identifikasi alternatif-alternatif pilihan. melakukan penilaian dan mempertimbangkan setiap alternatif yang ada berkaitan dengan tujuan yang hendak dicapai, dan pada akhirnya melakukan satu pilihan atas berebagai alternatif-alternatif setelah mendapatkan penilaian dan pertimbangan.
Terlepas dari perbedaan pandangan tersebut, setiap pengambilan keputusan yang efektif haruslah rasional. Suatu keputusan yang rasional jika didasari oleh kesadaran bahwa usaha untuk mencapai tujuan tidak dapat dicapai tanpa suatu tindakan.
Ini berarti harus ada tindakan untuk mencapai suatu tujuan. Untuk dapat melakukan tindakan tersebut, perlu dimengerti dengan jelas alternatif-alternatif yang ada serta keterbatasan-keterbatasan yang dihadapi.
Selain itu, tindakan dapat diambil jika terdapat cukup informasi dan memiliki kesanggupan untuk melakukan analisis dan melakukan penilaianpenilaian terhadap alternatif-alternatif yang ada sesuai dengan tujuan, sebelum akhirnya mendapatkan pemecahan terbaik dengan memilih alternatif yang paling efektif untuk mencapai tujuan tersebut.
Meskipun upaya ini dapat dilakukan, tetapi terdapat faktor-faktor yang selalu menjadi pembatas setiap keputusan yang diambil. Setiap keputusan selalu berorientasi ke masa depan, bukan ke masa lampau sebab tidak mungkin suatu keputusan diambil untuk mempengaruhi masa lampau, tetapi sangat disadari bahwa masa depan penuh dengan ketidak pastian, meskipun perkiraan dan peramalan bisa dilakukan tetapi tetap saja masa depan adalah sesuatu yang diliputi ketidak pastian.
Hal lain yang menjadi pembatas adalah kenyataan bahwa kemampuan setiap manusia selalu memiliki keterbatasan untuk dapat mengidentifikasi dan mengenali semua alternatif yang ada, terutama jika suatu keputusan itu merupakan keputusan yang tidak rutin sifatnya. Selain itu, tidak semua alternatif dapat dianalisa sehingga selalu terdapat sisi-sisi gelap dalam tahap analisa atas alternatif yang ada.
Keterbatasan lainnya berkaitan dengan keterbatasan informasi, keterbatasan waktu dan tingkat kepastian masa mendatang. Intl dari pengambilan keputusan adalah terletak pada perumusan berbagai alternatif tindakan dan dalam pemilihan berbagai alternatif-alternatif yang tepat setelah melalui suatu penilaian mengenai efektifitasnya dalam mencapai tujuan yang dikehendaki oleh pembuat keputusan.
Dalam hal ini menjadi sangat jelas bahwa pengumpulan informasi merupakan tahapan penting dalam pengambilan keputusan. Persoalannya terletak pada kenyataan bahwa mengumpulkan informasi yang lengkap sehingga pengenalan suatu situasi dimana keputusan itu dapat dibuat selalu tidak mudah dilakukan, mengingat terbatasnya kesempatan, waktu, uang, alat dan tenaga.
Pada saat yang sama, waktu berputar terus sehingga keharusan untuk segera mengambil keputusan sebelum terlambat juga dibatasi oleh keterbatasan waktu. Jika seandainya tersedia cukup dana, tenaga dan kesempatan, pengumpulan informasi yang lengkap selalu membutuhkan waktu sehingga ketika analisa atas informasi itu dilakukan, situasi yang ada telah mengalami perubahan-perubahan dan semua ini sangat berpengaruh terhadap keputusan yang akan dibuat.
Selain itu, karena data yang tak lengkap dan keharusan untuk segera mengambil suatu keputusan telah membawa pada situasi dimana keputusan diambil berdasarkan data yang tidak lengkap atau merupakan perkiraan saja, sehingga elemen ketidak pastian muncul dalam proses pengambilan keputusan.
Akibatnya pengambil keputusan dapat saja tidak begitu yakin mengenai sifat dari berbagai alternatif yang tersedia maupun efektifitas dari alternatif-alternatif yang ada. Jadi, ketidak pastian menjadi salah satu pembatas dan menjadi ciri situasi keputusan yang seringkali dijumpai. Dengan melihat hal tersebut maka setiap pengambil keputusan harus menerima kenyataan adanya rasionalitas yang terbatas.
Dengan demikian pengambilan keputusan sesungguhnya tidaklah sekedar menjauhkan pilihan. Terdapat sejumlah langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum suatu keputusan dibuat. Jika persoalan yang dihadapi telah cukup jelas, maka tahapan yang berikutnya dilakukan adalah melakukan identifikasi alternatif-alternatif yang ada.
Proses mengembangkan alternatifalternatif ini didasari oleh pemikiran bahwa selalu ada alternatif-alternatif yang dapat dipilih dan mengembangkan alternatif-alternatif sama pentingnya dengan memilih secara tepat berbagai alternatif yang ada. Banyak dari alternatif yang dikembangkan berada dalam suatu situasi yang tidak selalu menguntungkan sehingga kemampuan untuk mengembangkan sangat ditekankan dan diperlukan.
Sangat disadari bahwa alternatif-alternatif yang ada senantiasa berhadapan dengan faktor pembatas (limiting factors), yaitu sesuatu yang dapat menjadi hambatan dalam upaya untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, faktor pembatas perlu diketahui sehingga pengembangan alternatif diarahkan untuk mengatasi faktor pembatas tersebut.
Jika faktor pembatas ini dapat diatasi makaalternatif yang terbaik dapat ditentukan. Sangat disadari bahwa mengatasi faktor pembatas tidaklah mudah, karena terkadang tidak mudah dikenali juga pencarian faktor pembatas merupakan proses yang tiada henti. Selain itu, pada suatu situasi faktor pembatas tertentu memainkan penan yang dominan, tetapi pada situasi yang lain, tidaklah dominan.
Dalam manajemen modern, proses pengambilan keputusan ini telah dikembangkan dengan berbagai metode. Misalnya dalam menilai alternatifalternatif, para ahli manajemen mengembangkan berbagai bentuk analisa, misalnya analisa marginal dan analisa efektifitas biaya.
Pada prinsipnya, analisa marginal berupaya membandingkan keuntungan dan kerugian ekonomis, mengoptimalkan outpun suatu meskin dan sebagainya. Analisa efektifitas biaya merupakan perbaikan atas analisa marginal, yang berupaya memperoleh perbandingan terbaik antara manfaat dengan biaya yang dikeluarkan. Meskipun disadari baik analisa marginal maupun analisa efektifitas biaya ini memiliki kelemahan-kelemahan tertentu.
Demikian pula ketika memilih alternatif yang ada, para ahli manajemen mengembangkan tiga pendekatan, yaitu pengalaman, uji-coba atau eksperimen dan analisa hasil penelitian. Pengalaman memberikan pedoman untuk menghindari kegagalan dimasa lalu dan menggunakan keberhasilan sebagai acuan.
Meskipun memiliki kegunaan, menggunakan pengalaman sebagai pendekatan dalam memilih alternatif juga memiliki keterbatasan, misalnya persoalan yang dihadapi tidak selalu sama dari waktu ke waktu, sehingga pengalaman tidak memiliki arti yang penting dalam menghadapi situasi yang unik tersebut. Uji coba merupakan pendekatan yang lebih memadai dalam memilih alternatif. Pendekatan ini menekankan pada upaya melakukan uji coba alternatif yang ada dan melihat hasilnya.
Meskipun memiliki beberapa kelebihan, salah stau kelemahan dari pendekatan ini adalah dibutuhkannya biaya yang relatif besar dan dukungan tenaga kerja yang besar pula, sedangkan ujicoba itu sendiri belumlah merupakan keputusan yang final sifatnya. Pendekatan yang oleh para ahli manajemen dipandang paling efektif adalah pendekatan dengan analisa hasil penelitian. Riset atau penelitian dan analisa merupakan upaya untuk memecahkan masalah dengan lebih dahulu memahaminya, misalnya dengan mengembangkan variabel-variabel dan hubungan antar variabel tersebut, misalnya melalui research operation, mengembangkan teknik analisa resiko, mengembangkan model pohon keputusan dan sebagainya.
Pengambilan keputusan dalam organisasi memainkan peranan yang sangat penting bagi terwujudnya efektifitas organisasi. Keputusan-keputusan yang diambil dapat memiliki pengaruh yang langsung terhadap arah dan pengaturan tingkah laku dalam konteks organisasi. Di dalam organisasi, keputusan dapat diambil oleh para pengambil keputusan dalam tingkat yang berbeda-beda dan lingkup dari keputusan itu juga berbeda-beda.
Dalam berbagai organisasi yang relatif kompleks, para pengambil keputusan pada tingkat tertinggi herus mengambil keputusan yang strategis. Keputusan strategis merupakan keputusan yang memiliki resiko besar dan berdampak luas, misalnya dalam hal penentuan tujuan organisasi, perencanaan strategis, pengembangan organisasi maupun yang berkaitan dengan tindakan individu dan kelompok.
Disisi yang lain, pengambilan keputusan di dalam organisasi juga memiliki pengaruh terhadap individu yang ada di dalam organisasi. Sebagai gambaran, kualitas dari keputusan seorang pimpinan organisasi sangat ditentukan antara lain oleh keberhasilan dan sukses yang dicapai oleh pimpinan itu sebagai indiviu maupun rasa kepuasan yang dirasakan oleh semua pihak yang terkena pengaruh dari keputusan itu.
Dengan demikian, suatu keputusan yang baik dalam organisasi akan berguna bagi organisasi itu sendiri, tetapi keputusan yang berkualitas itu akan memberikan berguna pula bagi individu yang ada di dalam organisasi. Dalam pandangan yang demikian, sebagai konsekuensinya orang lain di dalam organisasi memiliki kesempatan untuk memberikan penilaian terhadap suatu keputusan yang dibuat, dan disi yang lain, orang lain dalam merasakan akibat suatu keputusan itu sebagai sesuatu yang bermanfaat dan memberikan rasa kepuasan dapat diwujudkan, karena keputusan tersebut merupakan keputusan yang tepat.
Melihat bahwa pengambilan keputusan itu memiliki efek baik bagi organisasi maupun bagi individu yang ada di dalam organisasi, maka kajian yang melihat pengambilan keputusan dari sudut individu haruslah disejajarkan dengan melihat pengambilan keputusan dari sudut organisasi.
Teori tentang pengambilan keputusan yang berkembang dikalangan ahli sosiologi, administrasi dan manajemen dewasa ini tidak lagi memberikan penekanan hanya pada satu sisi, individu atau organisasi, tetapi lebih komprehensif yang mengkaitkan aspek individu maupun organisasi dalam pengambilan keputusan.
Referensi :
Universitas Gadjah Mada