Pengambilan keputusan di dalam organisasi merupakan salah satu proses yang penting. Pengambilan keputusan seringkali dipandang sebagai inti dari tindakan administrasi. Oleh sebab itu, perhatian berbagai disiplin mengenai proses pengambilan keputusan ini sudah ada sejak lama.
Berbagai disipil yang menaruh perhatian pada proses pengambilan keputusan di dalam organisasi mengkonsentrasikan diri pada pusat perhatian yang paling relevan bagi disipil masing masing.
Dalam pandangan para pemikir manajemen ilmiah, prinsip-prinsip maksimalisasi dalam pilihan berbagai alternatif pilihan yang ada. Para ahli administrasi, psikologi dan sosiologi menaruh perhatian besar pada individu maupun kelompok dalam proses pembuatan keputusan, meskipun dengan penekanan yang berbeda-beda.
Ada pula pandangan yang meletakkan pengambilan keputusan sebagai bagian dari kepemimpinan sehingga antara kepemimpinan dan pengambilan keputusan merupakan satu kesatuan yang tak terpisahkan.
Perhatian yang besar terhadap proses pengambilan keputusan itu telah melahirkan sejumlah pemikiran-pemikiran dari berbagai disiplin ilmu. Meskipun sejak lama dipahami bahwa pengambilan keputusan pada intinya adalah memilih diantara berbagai alternatif, tetapi tidak semua analisis dan pendapat yang dikemukakan para ahli dalam berbagai disiplin memiliki penekanan yang berbeda, misalnya justru pada penerapan metode ilmiah dalam pengambilan keputusan atau bagaimana wewenang untuk mengambil keputusan.
Perlu dicacat bahwa pandangan yang mulai melihat pengambilan keputusan sebagai suatu proses yang tidak sederhana pada umumnya disepakati oleh para ahli terhadap apa yang dikemukakan oleh Chester L Barnard, dalam karyanya “The Function of the Executif (1938), yang tergolong karya klasik baik dalam manajemen ilmiah maupun dalam sosiologi.
Inti dari pandangan Chester L Barnard adalah bahwa pengambilan keputusan merupakan proses untuk memutuskan, dimana banyak teknik-teknik harus berhadapan dengan pilihan yang terbatas.
Dari pemikiran itu kemudian makin dipahami bahwa pengambilan keputusan merupakan suatu proses. Artinya, para ahli kemudian bersepakat bahwa pengambilan keputusan mencakup suatu rangkaian langkah-Iangkah sekuensial.
Pandangan yang demikian terutama dapat dilihat dalam pendapat dari John Dewey pada permulaan abad ke 20. Pendapat Dewey (1933) itu pada prinsipnya menggariskan tiga tahap penilaian yang analog dengan proses pengambilan keputusan. Pertama,terdapat tuntutan-tuntutan yang saling bertentangan yang harus dipahami sebagai suatu situasi obyektif yang dihadapi.
Kedua, terdapat suatu proses untuk memahami dan memperoleh penyelesaian mengenai tuntutan-tuntutan yang saling bertentangan tersebut. Ketiga, suatu keputusan dibuat untuk mengatasi masalah tersebut dan sekaligus berguna sebagai arahan dan pedoman untuk masa yang akan datang.
Pandangan lain yang cukup populer dikalangan para ahli yang menaruh perhatian pada masalah pengambilan keputusan ini adalah pandangan dari Herbert A Simon dalam karyanya The New Science of Management Decision’ (1960).
Herbert A Simon mengkonseptualisasikan proses pembuatan keputusan dalam tiga fase atau tahapan pokok:
1. Intelligence Activity
Aktifitas intelejen merupakan istilah yang sangat populer dalam bidang militer dan politik, menunjuk pada tahapan yang berintikan serangkaian tindakan-tindakan meneliti situasi lingkungan untuk menemukan secara jelas kondisi-kondisi yang melatar belakangi dan mengharuskan adanya keputusan. Jadi pada tahapan ini, pengenalan akan kondisi disekitar permasalahan dan permasalahan itu sendiri mendapat perhatian yang utama.
2. Design Activity
Pada tahapan berikutnya, setelah kondisi-kondisi yang mengharuskan keputusan diperoleh dalam tahapan intelligence activity diperoleh secara lebih jelas, maka pada tahapan penyusunan ini akan dilakukan upaya untuk menemukan tindakan-yindakan, mengembangkan tindakan-tindakan dan diikuti dengan melakukan analisa atas berbagai tindakan yang akan dilakukan tersebut.
3. Choice Activity
Tahapan ketiga ini merupakan tahaoan terakhir dimana pilihan sebenarnya dilakukan. Pada tahapan ini orang memilih serangkaian tindakan-tindakan tertentu dari berbagai alternatif yang tersedia. Dengan demikian, pilihan telah ditetapkan, artinya keputusan telah dibuat.
Secara skematis, tahapan yang dikemukakan oleh Herbert A Simon itu adalah sebagai berikut:
Tidak jauh berbeda dengan pandangan Simon, pandangan lain seperti misalnya Newman (Winardi, 1981) menetapkan empat tahapan dalam proses pengambilan keputusan ini.
Tahapan-tahapan itu meliputi:
(a) membuat diagnosa suatu masalah.
(b) mencari pemecahan-pemecahan alternatif
(c) menganalisa dan memabandingkan alternatif-alternatif
4. memilih rencana yang akan dilaksanakan.
Secara skematis, tahapan yang dikemukakan oleh Newman itu dapat digambarkan sebagai berikut:
Dalam perkembangannya kemudian, muncul pandangan bahwa pengambilan keputusan sebagai suatu proses dilihat sebagi suatu sistem. Penerapan pendekatan sistem dalam proses pengambilan keputusan ini merupakan pendekatan yang lebih maju karena antara satu tahap dengan tahapan lain saling berkaitan, dan terdapat proses mengkaji ulang dari keputusan yang diambil.
Alvar O. Elbing dalam bukunya “Behavioral Decisions in Organization” (1970) menetapkan lima langkah tahapan sebagai berikut:
(a) Seorang pembuat keputusan menghadapi situasi ketidak seimbangan dan situasi tertentu yang dianggapnya sebagai situasi masalah.
(b) Pada tahap berikutnya, sebagai respon terhadap ketidak seimbangan itu pembuat keputusan melakukan diagnosis terhadap situiasi yang dihadapinya.
(c) Diagnosa tersebut kemudian menghasilkan suatu bentuk pemahaman dan pengertian atau definisi permasalahan yang akan dipecahkan .
(d) Tahap berikutnya adalah memilih suatu strategi untuk memecahkan masalah yang dihadapi tersebut.
(e) Pada akhirnya sampai pada tahapan implementasi, dimana dalam implenentasi ini pembuat keputusan melakukan pencarian umpan balik (feed back) untuk mengetahui apakah permasalahan yang dihadapi telah dapat dipecahkan atau belum dapat dipecahkan.
Secara skematis, tahapan pengambilan keputudan yang dikemukakan oleh Alvar O. Elbing ini dapat digambarkan sebagai berikut:
Pandangan para ahli mengenai proses pengambilan keputusan di dalam organisasi dewasa ini tidak hanya melihat permasalahan yang muncul pada suatu saat tertentu, tetapi dikaitkan dengan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi. Setiap organisasi selalu memiliki satu atau beberapa tujuan dan sasaran yang hendak dicapai. Tujuan dan sasaran ini menunjukkan ke arah mana kegiatan suatu organisasi akan diarahkan. Oleh karena itu, tujuan dan sasaran yang hendak dicapai oleh organisasoi dapat pula dikatakan sebagai cetak biru (blueprint) bagi aktifitas dan pengembangan organisasi. Tujuan dan sasaran yang hendak dicapai oleh organisasi ini menjadi tahapan pertama dari rangkaian proses pengambilan keputusan.
Hal ini dapat dipahami karena tidak semua tujuan atau sasaran yang ditetapkan itu dapat direalisasikan sepenuhnya atau hanya sebagian diantaranya tidak sesuai dengan target atau sasaran yang ditentukan. Kondisi ini menunjukkan bahwa apa yang diharapkan atau apa yang seharusnya dapat dicapai dengan apa yang sebenarnya dicapai. Kondisi yang demikian menuntut perhatian dari pengambil keputusan untuk melakukan pengenalan permasalahan yang ada. Tahap pengenalan persoalan merupakan langkah berikutnya dalam rangkaian proses pengambilan keputusan dalam organisasi.
Tahap pengenalan masalah meliputi dua hal. Pertama, pengambil keputusan harus meneliti dan memahami serta menjaga agar situasi yang ada tetap berjalan seperti biasa, sehingga dapat dilihat adanya perbedaanperbedaan antara apa yang seharusnya dicapai dengan apa yang sesungguhnya telah dicapai. Kedua, pengambil keputusan kemudian melakukan evaluasi mengenai adanya perbedaan ini sehingga dapat ditentukan persoalan-persoalan manakan yang mengharuskan pengambil keputusan untuk memecahkannya dan mana yang dapat diabaikan.
Terhadap masalah yang mengharuskan pengambil keputusan untuk memecahkannya, atau dengan kata lain, persoalan itu merupakan persoalan yang serius, maka tahapan berikut dari rangkaian pengambilan keputusan mulai dimasuki. Tahapan berikutnya dimulai dengan melakukan pemikiran mengapa persoalan yang serius itu terjadi. Untuk dapat memperoleh bahanbahan yang cukup untuk dapat memikirkan hal tersebut, pembuat keputusan harus melakukan pengumpulan informasi. Pengumpulan informasi ini meliputi dua hal, yaitu informasi yang berkaitan dengan permasalahan yang ada dan informasi yang mengarah pada kemungkinan pemecahan masalah tersebut. Informasi ini dapat diperoleh dari berbagai sumber, misalnya catatan kegiatan, informasi dari wawancara, menyaring pendapat atau opini dan sebagainya.Tahap ini memerlukan bukan saja banyak waktu dan perhatian, tetapi juga kecerdikan dari pengambil keputusan.
Informasi yang diperoleh masih perlu diseleksi, disaring dan diintegrasikan, sedangkan altenatif-alternatif pemecahan masalah perlu digali dan dikembangkan. Pada mulanya terdapat sejumlah banyak alternatif yang pada proses ini makin lama makin menyempit hanya pada alternatif-alternatif dalam jumlah yang sedikit. Sangat disadari bahwa dalam fase ini, sangat dibutuhkan pengalaman, kepintaran, kreatifitas dan kemampuan untuk mengintegrasikan suatu infomrsai yang kompleks.
Pada tahap berikutnya adalah melakukan evaluasi atau penilaian mengenai alternatif-alternatif yang ada dan kemudian melakukan pilihan atas alternatif tersebut. Dalam tahapan ini dilakukan penilaian atas alternatif-alternatif yang ada, diperbandingkan, dan akhirnya dipilih yang terbaik. Meskipun hal ini tidak mudah dilakukan, tetapi suatu keputusan harus dibuat.
Tahap berikutnya adalah implementasi atau pelaksanaan dari keputusan yang dibuat serta evaluasi atau penilaian mengenai pelaksanaan keputusan itu. Tahap ini berupaya untuk memahami apakah perbedaan antara apa yang seharusnya dicapai dengan apa yang sesunguhnya dapat dicapai telah dapat dihilangkan dan memahai apakah permasalahan telah dapat diatasi.
Jikalau hasil evaluasi ini menunjukkan apa yang menjadi permasalahan belum dapat dipecahkan maka langkah berikutnya dimulai lagi pada tahapan pengenalan masalah dan tahapan ini berulang kembali. Melalui rangkaian proses ini keputusan dapat diambil dan kemudian diimplementasikan dan dievaluasi kembali sehingga masalah yang ada dapat dihadapi dan dipecahkan secara lebih baik.