Manusia, baik sebagai individu maupun anggota masyarakat, senantiasa memiliki kebutuhan. Terdapat banyak cara untuk memenuhi kebutuhan itu. Salah satu yang cukup penting adalah dengan membentuk organisasi. Organisasi mencerminkan suatu keadaan dimana beberapa orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dengan organisasi maka tujuan itu akan dapat dicapai, artinya, organisasi membentuk tatacara bagaimana tujuan itu dapat dicapai. lni terutama diperlukan untuk mengatur banyak aktifitas dari banyak orang.
Jika suatu organisasi telah dibentuk, dimana didalamnya terdapat bagian-bagian atau seksi-seksi dan sebagainya, hubungan atasan bawahan telah mapan, jaringan komunikasi antara anggota telah dikembangkan, maka hal itu menunjukkan bahwa suatu struktur formal dari organisasi telah terbentuk. Dalam organisasi yang demikian ini, para anggota melakukan tugas yang diberikan kepadanya dan saling berinteraksi dengan anggota lainnya dalam kerangka organisasi tersebut. Dengan demikian, anggota dalam suatu bagian dari organisasi itu saling berinteraksi dengan lainnya, dan merasakan sebagai bagian dari bagian itu serta memiliki perasaan akan kehadiran atau ketidak hadiran anggota yang lain dalam bagian yang sama itu, untuk bekerja sama mencapai tujuan yang ditetapkan oleh organisasi.
Bagian-bagian dalam organisasi yang demikian dapat dipandang sebagai suatu bentuk kelompok formal. Kelompok formal ini memiliki fungsi secara teratur pada organisasi. Kelompok formal memiliki landasan yang relatif permanen, yaitu suatu tugas yang harus dikerjakan dalam organisasi. Organisasi formal memiliki kriteria yang khusus, yaitu berada dalam struktur formal organisasi dan memiliki prosedur atau tatacara yang tetap untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan kata lain, kelompok formal merupakan kelompok yang memiliki peraturan yang tegas, keberadaannya sengaja dibentuk untuk mengatur hubungan antar anggota-anggotanya. Jadi, kelompok formal pada dasarnya dengan sengaja disusun untuk memenuhi kepentingan organisasi. Jadi hadirnya kelompok formal dalam organisasi merupakan usaha yang direncanakan. Universitas Gadjah Mada
Ketika orang-orang yang berada dalam organisasi saling berinteraksi satu dengan yang lain dalam kerangka kerja organisasi, pada saat yang sama orangorang itu juga mengembangkan interaksi sosialnya yang tidak selalu berkaitan dengan pelaksanaan tugasnya dalam organisasi. Pada saat tertentu, para anggota organisasi ini berkumpul dan mengobrol di kantin atau tempat lain ketika beritirahat, melakukan makan pagi atau makan slang bersama, dan sebagainya. Dalam kesempatan yang demikian, para anggota organisasi itu tidak hanya membicarakan urusan pekerjaan atau kegiatan mereka dalam organisasi satu sama lain, tetapi juga membicarakan berbagai hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan atau kegiatan mereka dalam organisasi.
Dalam situasi yang demikian muncul kondisi dimana anggota yang satu lebih suka melakukan kegiatan tersebut dengan anggota yang lain, atau dapat juga tidak melakukannya dengan anggota yang lain. Bisa jadi si A menyukai makan siang bersama dengan B dan tidak begitu suka atau menghindari si C saat makan siang itu. Dengan kata lain, orang-orang yang berada dalam organisasi itu, memiliki kemungkinan untuk berhubungan dengan orang lain atau tidak berhubungan dengan yang lainnya. Kecocokan dan ketidak cocokan dalam melakukan kegiatan tertentu disela-sela kegiatan formal ini merupakan sesuatu yang senantiasa terjadi dalam setiap organisasi.
Hal ini nampak dari beberapa kenyataan, misalnya seorang bawahan tidak selalu mengkonsultasikan masalah pekerjaan atau masalah di luar pekerjaannya dalam organisasi dengan teman satu bagian dengannya, tetapi lebih sering melakukannya dengan orang lain yang dirasa cocok dengannya. Orang lain itu bisa sala lebih memiliki pengetahuan yang memadai tentang masalah yang dihadapi, lebih memiliki informasi, lebih memiliki kemampuan dan barang kali lebih memiliki peranan dalam pengambilan keputusan dalam organisasi.
Dalam setiap organisasi terdapat dua kecenderungan yang dapat terjadi. Pertama, terdapat pola interaksi yang secara umum berkaitan dengan pekerjaan atau tugas dalam organisasi dimana seseorang tidak menempatkan atasannya sebagai pihak yang dimintai pendapatnya atau diajak memecahkan masalahnya, tetapi pembicaraan atas masalah atau alternatif pemecahan masalah itu dilakukan bersama teman sejawatnya atau bahkan dengan bawahannya, baik dalam bagian yang sama atau bagian yang lain dalam organisasi. Implikasi dari pola ini adalah munculnya pola yang mengikuti pola hirarkhis dalam pendistribusian tugas yang ada dalam organisasi. Kedua, terdapat pola interaksi dimana anggota organisasi cenderung Universitas Gadjah Mada
membicarakan semua hal, baik dalam hal tugas dalam organisasi maupun masalah lain, seperti masalah keluarga, ekonomi, kesehatan, hobby dan sebagainya, ketika mereka sedang melakukan tugas formalnya dalam organisasi.
Kedua kecenderungan ini akan menghasilkan suatu bentuk kelompok yang memiliki nilai, norma dan kepercayaan yang sama, sehingga terbentuk pola perilaku yang tetap serta memiliki tujuan yang khusus bagi kelompok itu. Dengan kata lain, kelompok ini merupakan kelompok yang ada dalam lingkungan organisasi, tidak sengaja dibentuk dan tidak direncanakan, yang secara sosiologis kelompok yang demikian disebut dengan kelompok informal.
| Untuk memperoleh gambaran secara lebih jelas, mengikuti pendapat Sharma (1982), berikut ini ditampilkan beberapa perbedaan antara kelompok formal dengan kelompok informal dalam hubungannya dengan suatu organisasi. Karakteristik | Kelompok Formal | Kelompok Informal | |
| Asal mula | Sengaja dibentuk dan | Sukarela dan bersifat | |
| terbentuknya | direncanakan | spontan | |
| Tujuan | Sebagai alat untuk mencapai | Alat untuk mencapai | |
| tujuan formal | kepuasan sosial. | ||
| Wewenang | Wewenang diberikan oleh | Wewenang diberikan | |
| organisasi dan pada po sisi | oleh anggota, pada se- | ||
| tertentu melalui pendelegasian | seorang tertentu, secara | ||
| dari atasan ke bawahan | horisontal dan terka- | ||
| dang dari bawah ke atas. | |||
| Status | Ditentukan oleh posisi atau | Tergantung pada perasa- | |
| tanggung jawab dalam kerja | an dan sentimen dari | ||
| anggota. | |||
| Struktur | Dibentuk menurut kebutuhan | Tidak terdapat desain | |
| teknis tertentu. | tertentu | ||
| Sistem komunikasi | Semua informasi melalui rantai | Semua informasi melalui | |
| perintah | saluran inforrmal. | ||
| Perilaku anggota | Perilaku diatur oleh oleh | Perilaku anggota diatur | |
| kelompok | aturan untuk mencapai tujuan | oleh norma, nilai dan | |
| yang efisien dan resional | keperca yaan kelompok | ||
| Sanksi bagi | Ganjaran dan hukuman | Ganjaran dan hukuman | |
| anggota | bersifat finansial dan | terutama non-finansial, | |
| non-finansial | yaitu berupa status dan | ||