Dalam rangka usaha untuk memperbesar volume penjualannya kebanyakan perusahaan besar menjual produknya dengan kredit. Penjualan kredit tidak segera menghasilkan penerimaan kas, tetapi menimbulkan piutang langganan, dan barulah kemudian pada hari jatuhnya terjadi aliran kas masuk (cash inflow) yang berasal dari pengumpulan piutang tersebut. Dengan demikian maka piutang (receiveables) merupakan elemen modal kerja yang juga selalu dalam keadaan berputar secara terus-menerus dalam rantai perputaran modal kerja, yaitu: Kas > inventori > piutang>Kas. Dalam keadaan yang normal dan dimana penjualan pada umumnya dilakukan dengan kredit, piutang mempunyai tingkat likuiditas yang lebih tinggi daripada inventory, karena perputaran dari piutang ke kas membutuhkan satu langkah saja. Manajemen piutang terutama menyangkut masalah pengendalian jumlah piutang, pengendalian pemberian dan pengumpulan piutang, dan evaluasi terhadap politik kredit yang dijalankan oleh perusahaan.
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya investasi dalam piutang dapatlah disebutkan sebagai berikut:
1. Volume penjualan kredit
Makin besar proporsi penjualan kredit dan keseluruhan penjualan memperbesar jumlah investasi dalam piutang. Dengan makin besarnya volume penjualan kredit setiap tahunnya berarti bahwa perusahaan itu harus menyediakan investasi yang lebih besar lagi dalam piutang. Makin besarnya jumlah piutang berarti makin besarnya resiko, tetapi bersamaan dengan itu juga memperbesar profitability-nya.
2. Syarat pembayaran penjualan kredit
Syarat pembayaran penjualan kredit dapat bersifat ketat atau lunak. Apabila perusahaan menetapkan syarat pembayaran yang ketat berarti bahwa perusahaan lebih mengutamakan keselamatan kredit daripada pertimbangan profitabilitas. Syarat yang ketat misalnya dalam bentuk batas waktu pembayarannya yang pendek, pembebanan bunga yang berat pada pembayaran piutang yang terlambat. Di negara Anglosax syarat pembayaran penjualan kredit biasanya dinyatakan dengan term tertentu misalnya 2/10/net 30. ini berarti bahwa apabila pembayaran dilakukan dalam waktu 10 hari sesudah waktu penyerahan barang, sipembeli akan mendapatkan potongan tunai (cash discount) sebesar 2% dan harga penjualan, dan pembayaran selambat-lambatnya dilakukan dalam waktu 30 hari sesudah waktu penyerahan barang. Ini berarti bahwa batas waktu pembayarannya adalah 30 hari. Makin panjang batas waktu pembayarannya berarti makin besar jumlah investasinya dalam piutang.
3. Ketentuan tentang pembatasan kredit
Dalam penjualan kredit perusahaan dapat menetapkan batas maksimal atau plafon bagi kredit yang diberikan kepada para langganannya. Makin tinggi plafon yang ditetapkan bagi masing-masing langganan berarti makin besar pula dana yang diinvestasikan dalam piutang. Demikian pula ketentuan mengenai siapa yang dapat diberi kredit. Makin selektif para langganan yang dapat diberi kredit akan memeperkecil jumlah investasi dalam piutang. Dengan demikian maka pembatasan kredit di sini bersifat baik kuantitatif maupun kualitatif.
4. Kebijaksanaan dalam mengumpulkan piutang
Perusahaan dapat menjalankan kebijaksanaan dalam mengumpulkan piutang secara aktif atau pasif. Perusahaan yang menjalankan kebijaksanaan secara aktif dalam pengumpulan piutang akan mempunyai pengeluaran uang yang lebih besar untuk membiayai aktivitas pengumpulan piutang tersebut dibandingkan dengan perusahaan lain yang menjalankan kebijaksanaannya secara pasif. Perusahaan yang disebutkan terdahulu kemungkinan akan mempunyai investasi dalam piutang yang lebih kecil daripada perusahaan yang disebutkan kemudian. Tetapi biasanya perusahaan hanya akan mengadakan usaha tambahan dalam pengumpulan piutang apabila biaya usaha tambahan tersebut tidak melampaui besarnya tambahan revenue yang diperoleh karena adanya usaha tersebut.
5. Kebiasaan membayar dan para langganan
Ada sebagian langganan yang mempunyai kebiasaan untuk membayar dengan menggunakan kesempatan mendapatkan cash discount, dan ada sebagian lain yang tidak menggunakan kesempatan tersebut. Perbedaan cara pembayaran ini tergantung kepada cara penilaian mereka terhadap mana yang lebih menguntungkan antara kedua alternatif tersebut. Apabila perusahaan telah menetapkan syarat pembayaran 2/10/net 30, para langganan dihadapkan pada dua alternatif, yaitu apakah mereka akan membayar pada hari ke 10 atau pada hari ke 30 sesudah barang diterima. Alternatif pertama ialah apabila mereka akan membayar pada hari ke 30 yang ini berarti bahwa mereka membelanjai pembeliannya sepenuhnya dengan kredit penjual (kredit levelansir). Alternatif
kedua ialah kalau mereka membayar pada hari ke 10 dengan mendapatkan cash discount sebesar 2%. Pada umumnya para langganan lebih menyukai pembayaran pada hari ke 10 karena mendapatkan cash discount dengan meminjam uang dari bank yang pada umumnya dengan tingkat bunga lebih rendah daripada bunga kredit levelansir. Kebiasaan para langganan untuk membayar dengan menggunakan cash discount period atau sesudahnya akan mempunyai efek terhadap besarnya investasi dalam piutang. Apabila sebagian langganan membayar dalam waktu selama discount period maka dana yang tertanam dalam piutang akan cepat bebas, yang berarti makin kecilnya investasi dalam piutang.
Seperti halnya pada inventory, dalam piutang pun kita mengenal pula pengertian persediaan besi atau persediaan minimal yaitu yang disebut persediaan besi debitur atau persediaa inti debitur. Persediaan besi debitur adalah saldo piutang yang secara terus menerus dan selalu tertanam dalam perusahaan sebagai akibat dari adanya jangka waktu kredit yang diberikan kepada para langganan atau debitur. Dengan kata lain dapatlah dikatakan persediaan inti debitur adalah jumlah minimal dari dana yang diberikan sebagai kredit penjual untuk memepertahankan credit sales yang normal, dan jumlah ini merupakan inti permanen dari kebutuhan yang diinvestasikan dalam piutang.
Didalam praktek pengusahaan hutan apabila menjual bulat dengan model kredit maka perlu ada SPK (Surat Perjanjian Kerja) atau kontrak kerja dengan masing-masing pembeli. Kontrak kerja ini tentu akan berbeda-beda isinya karena masing-masing pembeli dipengaruhi faktor-faktor tersebut di atas. Kontrak kerja (kredit) harus mencakup hal-hal seperti berikut:
- Kesempatan adanya penjualan atau pembelian kredit dan kedua belah pihak (pihak penjual dan pihak pembeli).
- Volume penjualan atau pembelian
- Penjualan atau pembelian kredit dalam nilai rupiahnya.
- Tata cara dan tata waktu penyerahan produk
- Tata cara dan tata waktu pembayaran
- Persyaratan kualitas produk
- Sanksi terhadap keterlambatan penyerahan produk
- Sanksi terhadap keterlambatan pembayaran
- Persyaratan uang muka dan lain-lain.
- Pembatalan kontrak
- Hal-hal yang berkaitan dengan pajak
- hal-hal yang berhubungan dengan sengketa di pengadilan
- Force Majure
- Adendum kontrak
Untuk hal tersebut diatas pengalaman kerjasama dengan pihak lain harus menjadi bahan pertimbangan utama yaitu masalah kepercayaan. Kedua belah pihak mempunyai resiko:
- Pihak penjual resikonya adalah sudah menyerahkan barang akan tetapi piutangnya tidak dibayar.
- Pihak pembeli resikonya sudah menyerahkan uang tertentu, produknya tidak diserahkan. Resiko-resiko diatas harus dapat dirumuskan dalam kontrak.
Referensi Bacaan : ELISA (eLearning System for Academic Community) UGM